合作伙伴ABBYY为Adactus住房组提供的自动化发票处理解决方案

　　Adactus住房拥有和管理超过12600家庭在25个地方当局地区北西英格兰。由六个独立的公司Adactus住房集团年营业额超过£45米。最近Adactus为自己设立三个关键操作的目标——增长的组织,提高效率和改善服务,从而建立一个行动计划来降低成本的后台服务。金融被确认为收获最大的奖励。三个主要问题需要解决,都集中在发票处理。

　　挑战

　　手动工作:几乎所有的供应商都是基于纸质发票。大约40000-60000每年收到的发票和处理,这是一个缓慢的、劳动密集型的过程,容易数据输入错误。现有的过程是反应性的,而不是一个适当的金融行政管理控制功能。

　　“纸问题阻碍了我们在发票有效的财务控制的能力。”

　　金伯利克拉克,运营总监

　　服务级别:文档检索被认为是有问题的。有一个恒定的风险失去发票和简单检索文档可能是一个漫长的活动。这些都是操作约束拖累服务质量和整体办公效率。纸质发票天生缓慢过程和准备访问任何文件在任何时间将是一个关键的胜利。授权是在物理文件,必须沿着审批路线转型。这是长时间的供应商付款。

　　控制:相当多的发票会在飞行中在任何时间。这些可以进入组织,等待批准的相关authoriser或融资匹配和编码对购买分类帐。公司分布在很多不同的办事处遍布西北和纸的发票是分布式使用内部职位。这创造了有限的能见度的组织的整体曝光,可怜的控制和处理速度缓慢。Adactus确定一个明确的需要获得眼前的所有事务,加剧了问题域脱节的系统。加强内部控制,使更好的决策将是基本的项目目标。审计能力和报告因此出现高的项目需求。

　　超过700家公司供应商品和服务,尤其是对财产的维护。处理这些交易估计“成本”75%的所有行政工作。24供应商代表50%的交易所以流-衬砌发票收据,数据录入,批准和付款授权这些将被优先考虑。得到尽可能接近一个无摩擦发票过程将需要最低人工干预--发票处理的时间大约占4全职员工。金融的核心问题是手动输入数据的成本从纸到金融系统。

　　解决方案

　　Adactus跟许多不同的解决方案提供商和最终选择的InvuBlisworth,北安普顿。Invu终于达成妥协的选择由产品的简单集成的软件应用程序QLF融资。“我们觉得Invu会满足我们的最后期限,密切与我们和我们的供应商和满足我们的需要,就像一个真正的合作伙伴,“金伯利克拉克说,在Adactus运营总监。

　　发票授权过程InvuAdactus已经改变了。当发票到达他们的扫描和数字化的Invu捕捉这是基于强大的企业捕获平台,ABBYYFlexicapture。FlexiCaptureABBYY帮助自动捕获和提取数据从发票。它是基于印度尼西亚盾(智能文档识别)技术,使自动发票分类、国家和语言识别以及供应商的检测。

　　“解决方案使一个真正的区别到财务部。它给我们完整的透明度,提高控制的所有发票和承诺。”

　　金伯利克拉克,运营总监

　　在Adactus解决方案关键元数据从输入发票自动提取和验证的发票数据保证了最高的精度。集成的规则集允许检查法律整合进来的发票,确保符合结账的实践在Adactus国内发票。发票是否进来作为纸质文档或通过电子邮件他们都捕获并提出反对交易在金融系统。

　　FlexiCaptureABBYY的紧密集成与Invu还使解决方案来确定正确的预算持有人基于信息包含在发票,如供应商和价值。在成功提取和验证数据和发票都路由到InvuDMS进行进一步处理。所有预算持有人可以接触到Invu系统和接收任务审查和签署的发票。额外的使用基于浏览器的批准为远程工作人员和工具移动工作者也意味着更大的访问在任何时间。

　　集成的关键是金融系统。发票的应付账款团队访问及相关文件可直接在QLF与所有活动审计牵引和报告随后建立提供额外的管理信息。QLF数据是用来使强大的验证的发票他们扫描。所以,例如,维护订单可以与采购订单匹配。发票中注册的QLF一旦扫描和“停放”准备付款的财务团队。所有其他的流程是自动在可能的情况下。发票也可以被称为从适当的记录总帐所以没有必要为用户换出的QLF当处理。

　　结果

　　引入这个解决方案的好处是雨衣的工作方式限制级别的人工干预。解决方案消除了需要追逐手工发票在组织或检索他们从物理文件系统。手工发票不再组织摆布,但自动化工作流引导电子版本签字或升级。结果是一个更快的批准和解决过程和平稳,不间断的工作流。整体处理时间和费用大幅下降由于消除手动数据输入。此外,因为整个过程是数字化纸的发票不再遗失或错放,导致较低的支付和处罚事件错过。

　　“以Invu在创建了一个多米诺骨牌效应——有一个队列的其他部门等着它推出了他们。另外,我的经验在财务部门在部门意味着我知道其他住房协会将大大受益于我们已经实现。它简化了过程,加速和提供更好的控制和管理信息”。

　　ABBYY

　　ABBYY是提供文本识别和文档转换技术和服务的公司。其多功能的产品组合用于文档处理和信息检索可以在不同的平台和设备。ABBYY提供范围广泛的解决方案设计为特定的业务和行业的需要。组织世界各地依靠ABBYY祭paperintensive优化他们的业务流程。